Jahrestagung der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e.V. (VdW) vom 2. bis 5. Mai 2004 in Iserlohn
Das diesjährige Treffen zur Jahrestagung der Vereinigung der deutschen Wirtschaftsarchivare fand vom 2. bis 5. Mai in Iserlohn statt. Ausrichter der Tagung, die in diesem Jahr unter dem Leitthema „Mit einem Bein im Knast? – Rechtsfragen im Wirtschaftsarchiv“ stand, war die SASE gGmbH. Die SASE – die Abkürzung steht für „Studiensammlung aus Städtereinigung und Entsorgung“ – stellte den rund 150 Teilnehmerinnen und Teilnehmern das „Haus der Städtereiniger“ als Tagungsort zur Verfügung.
Am ersten Tag der Tagung leitete Dr. Harry Niemann (DaimlerChrysler AG) das Tagungsthema ein, indem er die Schaffung einer klaren Sach- und Faktenlage als eine der Hauptaufgaben eines Unternehmensarchivs hervorhob. Bürgermeister Klaus Müller wies in seinem Grußwort auf die über 750-jährige Geschichte der Stadt Iserlohn hin, die heute auch ein bekannter Standort der Luft- und Raumfahrttechnik sowie der Gerontotechnik ist. Anschließend stellte Hans-Günter Kerstan das Konzept der 1997 gegründeten SASE vor: Die Bestände der bedeutendsten europäischen Spezialsammlung zur Geschichte der Städtereinigung und -entsorgung umfassen nicht nur 38 Fahrzeuge, sondern auch über 100 000 Fotos, darunter auch Glasplattennegative, sowie eine umfangreiche Bibliothek mit Werkszeitschriften, Chroniken und zeitgenössischer Literatur. Frank-Rainer Billigmann (SASE gGmbH) schloss sich den Ausführungen Kerstans an und stellte noch einmal die gesamtgesellschaftliche Bedeutung der Entsorgungswirtschaft heraus. Die SASE sei für die Aufarbeitung der Branchengeschichte von überregionaler Bedeutung und trage zur „Rettung des Wissens von gestern“ eine große Verantwortung; sie verstehe sich auch als Orientierung für den Branchennachwuchs: Entsorgung und Versorgung stünden in einem engen Zusammenhang, dem auch im Ausstellungskonzept Rechnung getragen werde.
Karl-Joachim Neuhaus (Entsorgung Dortmund GmbH) unterstrich stellvertretend für die kommunalen Entsorger die Bedeutung der SASE, die im Sommer 2001 an der Ausstellung „10 Jahre EDG – 111 Jahre Städtereinigung in Dortmund“ beteiligt war, während Dr. Hans Ammerich (VdA) die veränderte Bedeutung von Rechtsfragen im Archivwesen herausstellte.
Dr. Evelyn Kroker, Mitglied der Jury, hob in der darauf folgenden Verleihung des Preises „Wirtschaftsarchiv des Jahres 2003“ zunächst ausdrücklich auch den „Zweiten Sieger“, das Archiv der Carl Zeiss AG in Jena, hervor. Der Preis wurde dem ThyssenKrupp Konzernarchiv in Duisburg für die Edition des Briefwechsels zwischen August Thyssen und Hugo Stinnes verliehen. Die von Manfred Rasch und Gerald Feldman herausgegebene „vorzügliche Publikationsarbeit“ erschien 2003 als Band 10 der Schriftenreihe zur Zeitschrift für Unternehmensgeschichte und stellt nach Ansicht der Jury aufgrund ihres Quellenwertes und der sorgfältigen Bearbeitung einen Meilenstein wirtschaftsarchivischer Arbeit dar. Prof. Dr. Manfred Rasch (ThyssenKrupp) verwies in seiner Dankesrede auf den Teamcharakter des Projekts, dessen Realisierung ohne die mühsame Transkriptionsarbeit durch Dr. Vera Schmidt und die Unterstützung von Astrid Dörnemann sowie Andreas Zilt kaum möglich gewesen wäre.
Anschließend sprach Dr. Jochen Hecht als Stellvertretender Leiter des Archivs der Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR über das „Spannungsverhältnis zwischen Gesetzeslage und öffentlicher Erwartung“, in dem sich insbesondere seine Behörde befindet. Er skizzierte die Entstehung der Behörde, die sich um einen angemessenen Ausgleich von Aufarbeitung der Arbeit des Ministeriums für Staatssicherheit einerseits sowie Personen- und Datenschutz andererseits bemüht. Das Archiv ist ein Ort, in dem der Staat vor dem Bürger Rechenschaft ablegt, und habe als solches die Funktion, staatliches Handeln zu dokumentieren und zu kontrollieren – in diesem Zusammenhang sei auch die Rolle von Archiven der Wirtschaft zu überdenken.
Prof. Dr. Wilfried Reininghaus (Landesarchiv Nordrhein-Westfalen) entwarf ein Panorama der „Privatarchive im deutschen Archivwesen“. Dabei betonte er die zahlreichen Berührungspunkte staatlicher und privater Archive, denn auch staatliche Archive haben umfangreiche Ergänzungsüberlieferungen aus privaten Beständen. Die Menge der von den Staatsarchiven übernommenen privaten Bestände wird aufgrund des wachsenden Kostendrucks allerdings geringer. Nicht zuletzt deswegen muss es das Ziel sein, private Archive und staatliche Archive stärker zu vernetzen: Eine breit angelegte online-Plattform ist bereits in Vorbereitung.
Prof. Dr. Dieter Strauch (Universität Köln) unternahm einen Parforce-Ritt durch die „Rechtsfragen bei der Einrichtung eines Wirtschaftsarchivs“. Hierbei stellt sich besonders die Frage nach der Rechtsform, die ein Unternehmen für sein Archiv wählt. Ist es keine eigene Abteilung innerhalb des Unternehmens, so kann es als GmbH oder Stiftung eingerichtet werden. Das Archivgut kann aber auch an Dritte übertragen oder einem anderen Archiv als Depositum übergeben werden. Daran anknüpfend muss sich die Rechtsstellung des Archivars richten: Er ist entweder Mitarbeiter oder Angestellter seines Unternehmens oder aber Geschäftsführer einer GmbH bzw. Handlungsbevollmächtigter.
Das Vortragsprogramm dieses Tages schloss Dr. Lothar Ulsamer (DaimlerChrysler AG) mit einem Vortrag über die „Auskunftspflicht von Unternehmen unter Berücksichtigung internationaler Rechssysteme – Erfahrungen aus der Stiftungsinitiative der deutschen Wirtschaft ‚Erinnerung, Verantwortung und Zukunft’“. Er erläuterte die veränderten Umstände, die zu Beginn der 1990er Jahre zu der verstärkten Auseinandersetzung mit der Fremd- und Zwangsarbeiterproblematik geführt hatten. Hierbei spielte vor allem auch die politische Situation in den USA eine große Rolle, da die US-Justiz in den letzten Jahren die Basis für Klagen von Nicht-US-Bürgern erheblich verbreitert hat. Für deutsche Unternehmen bedeute die Auskunftspflicht (Discovery) ein großes Risiko, denn minimale Fehler bei der Offenlegung von Aktenmaterial können zu großen Problemen bei Prozessen führen. Hier sei auch die Rolle des Unternehmensarchivars neu zu überdenken.
Die Abschlussdiskussion des ersten Tages, die von Manfred Köhler (FAZ) moderiert wurde, knüpfte genau an diesem Punkt an: Inwieweit soll sich der Archivar über seine eigentliche Aufgabe hinaus in die unternehmenspolitischen Prozesse mit einbringen, etwa indem er die Führungsebenen auf eventuelle Gefahrenquellen in ihrem Schriftverkehr aufmerksam macht? Es bestand allgemein der Konsens, dass der Wirtschaftsarchivar neben der reinen Archivierungsarbeit immer auch das Interesse seines Arbeitgebers im Auge behalten muss – dies heißt jedoch letztlich auch, dass keinesfalls Unterlagen manipuliert oder vorsätzlich vernichtet, sondern nach objektiven Kriterien bewertet werden.
Der zweite Tagungstag begann mit einem Beitrag von Dr. Ulrich Soénius (Stiftung Rheinisch-Westfälisches Wirtschaftsarchiv zu Köln) über Aufbewahrungsfristen, Sperrfristen und Benutzungsordnung. Der Vortrag gliederte sich in zwei Themenbereiche: den Komplex der Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen einerseits, etwa vorgeschrieben im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung, und der Benutzerbetreuung bzw. der Freigabe von Akten an Archivbenutzer andererseits, etwa geregelt in den Landesarchivgesetzen sowie - daran angelehnt – in der Benutzerordnung des Unternehmensarchivs. Dr. Soénius wies darauf hin, dass die Verantwortung für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (HGB, AO) beim Aktenbildner liege, empfiehlt den Unternehmensarchivaren jedoch, engen Kontakt zu den Abteilungen zu halten, um die Vernichtung von archivwürdigen Unterlagen zu verhindern. Für die Einhaltung der Sperrfristen, die in der Benutzerordnung festgelegt sein sollten, empfahl er, sich an die Regelungen des jeweiligen Landesarchivgesetzes anzulehnen. Bei einer Verkürzung der Sperrfrist sollte in jedem Fall ein Vertrag mit dem Benutzer geschlossen werden.
Rechtsanwalt Christoph Klug (Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherung e. V., Bonn) erläuterte die Anwendungsbereiche des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Probleme des Datenschutzes stellten sich vermehrt mit Einführung der Großrechnertechnologie ab den 1970er Jahren. Seitdem haben sich die Gefahren in Zusammenhang mit der unzulässigen Sammlung personenbezogener Daten potenziert und zu einem verstärkten Datenschutzbewusstsein geführt. RA Klug erläuterte die sieben Säulen des Datenschutzes: Zulässigkeit, Zweckbindung, Transparenz, Korrekturrecht, Datensicherheit, Kontrolle, Sanktionen. Auch für den Archivar ist das Bundesdatenschutzgesetz von großer Bedeutung: Ein enger Kontakt zum Datenschutzbeauftragten des Unternehmens ist unbedingt notwendig.
Die Vortragsreihe dieses Tages schloss Dr. Gabriele Beger (Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis e. V.) mit einem Beitrag zum Thema „Urheberrecht und Wirtschaftsarchiv – Grundlinien und neueste Entwicklungen“. Frau Dr. Beger erläuterte die Novelle des Urhebergesetzes vom September 2003: Demnach sind elektronische Archive, etwa auch die Pressespiegel im Intranet, zulässig; die Nutzung darf allerdings ausschließlich analog erfolgen. Auch der elektronische Kopienversand ist zulässig, die Nutzung darf aber ebenfalls nur analog erfolgen. Hier besteht eine Ausnahmeregelung zum wissenschaftlichen Gebrauch. Die Aufhebung der technischen Schutzmaßnahmen muss beim Rechteinhaber verlangt werden. Abschließend erläuterte Dr. Beger noch den „2. Korb zum Urheberrecht“, der bis Juni 2005 in Kraft tritt. Hier wird u.a. die interne Nutzung von elektronischen Archiven noch einmal präzisiert.
In der abschließenden Diskussionsrunde, die von Anke Bruns (WDR Köln) moderiert wurde, zeigte sich noch einmal die Brisanz der in den Vorträgen angesprochenen Themen. Zahlreiche Fragen zu der Archivierung personenbezogener Daten, zum Urheberrecht – etwa in Zusammenhang mit der Fotoarchivierung – sowie dem Umgang bzw. der Lockerung von Sperrfristen, verdeutlichten, in welch zentraler Rolle sich der Unternehmensarchivar auch im Rechtsraum des Unternehmens befindet.
Helen Müller, Gütersloh