Office Manager (m/w/d) (Leo Baeck Institut New York/Berlin)

Office Manager am Leo Baeck Institut New York/Berlin

Arbeitgeber
Leo Baeck Institute - New York / Berlin (Berlin)
Arbeitstelle
Berlin
PLZ
10117
Ort
Berlin
Land
Deutschland
Bewerbungsschluss
20.02.2022
Von
Miriam Bistrovic, Berlin Representative, Leo Baeck Institute - New York|Berlin

Office Manager (m/w/d) (Leo Baeck Institut New York/Berlin)

Im Leo Baeck Institut - New York / Berlin ist in Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Stelle als Office Manager (m/w/d), 100% der regulären Arbeitszeit (40h/Woche) angelehnt an TVöD 12, zu besetzen. Als Office Manager unterstützen Sie die Arbeit des LBI in Deutschland in den Bereichen Veranstaltungsplanung, Finanzberichterstattung, Website und soziale Medien sowie Regierungsbeziehungen.

Office Manager (m/f/d) (Leo Baeck Institut New York / Berlin)

The Leo Baeck Institute—New York/Berlin is searching for an Office Manager to support the work of LBI’s Berlin office (full-time, 40h/week, based on TVöD 12). The Office Manager provides critical support for LBI’s work in Germany in event planning, financial reporting, website and social media, and government relations. It is a permanent position.

Office Manager am Leo Baeck Institut New York/Berlin

Die Position erfordert Erfahrung im Multitasking, akkurate Akten- und ordnungsgemäße Belegführung, Recherchefähigkeiten und Interesse an der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen und öffentlichen Institutionen in Deutschland und Europa. Wir begrüßen Bewerbungen von dynamischen und organisierten Persönlichkeiten, die gerne effizient und teamorientiert arbeiten.

Bewerbungsfrist: 20. Februar 2022

ÜBER DAS LBI:
Das Leo Baeck Institut - New York / Berlin (LBI – NY / Berlin) ist eine Forschungsbibliothek und ein Archiv, das sich der Geschichte der deutschsprachigen Jüdinnen und Juden widmet. Mit seiner mehr als 80.000 Bände umfassenden Bibliothek sowie seinem stetig wachsenden Archiv und einzigartigen Kunstsammlungen ist es eine der bedeutendsten Sammlungsstätten von Primärquellen und Forschungsmaterial über die jüdischen Gemeinden Zentraleuropas und umspannt über fünf Jahrhunderte.

Die Berliner Repräsentanz wurde 2013 gegründet, um die Arbeit des Instituts in New York mit Kooperationspartnern, Organisationen und Behörden in Deutschland zu verknüpfen und relevante Programme für ein deutsches Publikum zu entwickeln.

Für mehr Informationen zum Leo Baeck Institut - New York / Berlin besuchen Sie bitte unsere Website unter http://www.lbi.org.

AUFGABEN

ADMINISTRATION/PROGRAMMARBEIT
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Konferenzen des Instituts
- Unterstützung der Programmplanung und -durchführung
- Bearbeitung von allgemeinen Anfragen, die per Telefon oder über die offizielle Website eingehen, und des Posteingangs.
- Büroorganisation: Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial

BUCHHALTUNG
- Drittmittelbewirtschaftung und -abrechnung (insb. öffentlicher Fördergelder)
- Mittelabrufe und Erstellen von Haushaltsplänen
- Belegführung und Bearbeitung von Zahlungen in Abstimmung mit dem New Yorker Büro
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwendung öffentlicher Mittel und Fördergelder
- Rechnungslegung und Erstellen von Finanzberichten für Fördermittelgeber

KOMMUNIKATION
- Mithilfe bei der Aktualisierung und Pflege der Website
- Mithilfe bei der Veröffentlichung von Beiträgen in den sozialen Medien des LBI und Unterstützung des Kommunikationsteams bei der Medienplanung
- Schnittstelle zu beauftragten Unternehmen, Kontrolle des Zeitmanagements und der Einhaltung von Fristen
- Beantwortung von Telefon- und E-Mail-Anfragen

ANFORDERUNGEN:
- Bachelor- oder FH-Abschluss im Bereich Verwaltungswissenschaften, Medien, Kommunikation, Veranstaltungsmanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen
- Fachkenntnisse im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens sowie der Drittmittelbewirtschaftung
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und interkulturelle Kompetenz
- Erfahrung mit Projektmanagement oder Eventmanagement
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office 365
- Erfahrung im Non-Profit-Bereich bevorzugt
- Kenntnisse in Adobe Acrobat, InDesign und Photoshop sind von Vorteil.
- Erfahrungen mit der Pflege von Websites und sozialen Medien sind erwünscht.
- Kenntnisse auf dem Gebiet der deutsch-jüdischen Geschichte sind erwünscht.

Arbeitszeit: Vollzeit - 40h/Woche

Gehalt: angelehnt an TVÖD 12, je nach Qualifikation und Erfahrung.

BEWERBUNG:
Das Leo Baeck Institute – New York / Berlin ist bestrebt, die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern zu gewährleisten. Anerkannte Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf eine bestehende Schwerbehinderung bereits in der Bewerbung hin. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte bis zum Ende der Bewerbungsfrist an das Leo Baeck Institute – New York / Berlin, Kennziffer 02/2022, Glinkastraße 32, 10117 Berlin
oder per mail an jobs-berlin@lbi.cjh.org.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens entstehende Kosten können leider nicht erstattet werden. Bewerbungsunterlagen werden nur zurückgesandt, sofern ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Bitte schicken Sie daher keine Originalunterlagen.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und die Regelungen der Datenschutzbestimmungen eingehalten. Die Bewerbungen werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens verwendet und nach Abschluss des Verfahrens unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet.

Office Manager (m/f/d) (Leo Baeck Institut New York/Berlin)

The Leo Baeck Institute—New York/Berlin is searching for an Office Manager to support the work of LBI’s Berlin office (full-time, 40h/week, based on TVöD 12).
The Office Manager provides critical support for LBI’s work in Germany in event planning, financial reporting, website and social media, and government relations. It is a permanent position.

The position requires experience in multitasking, accurate file and proper record keeping, research skills, and interest in working with other organizations and public institutions in Germany and Europe. We welcome applications from dynamic and organized individuals who enjoy working efficiently and as part of a team.

Deadline for applications Feb 20, 2022

ABOUT THE LBI:
The Leo Baeck Institute is devoted to preserving and promoting the history of German-speaking Jews. Its extensive archival and art collections and 80,000-volume library represent the most significant repository of primary source material and scholarship on German-speaking Jewish communities. LBI’s Berlin Office was established in 2013 to connect the Institute's work in New York with collaborative partners, organizations, and agencies in Germany and to develop relevant programs for a German audience. For more information about the Leo Baeck Institute, please visit our website at http://www.lbi.org.

TASKS

ADMIN/PROGRAMS
- Support of the planning and organization of events, workshops and conferences of the institute
- Support program planning and implementation
- Manage general inbox and inquiries that come in by phone or the official website
- Office organization: procurement and management of office supplies

FINANCE
- Third-party funding management and accounting (esp. public funding)
- Call for funds and preparation of budgets
- Invoice management and processing of payments in coordination with the New York office
- Ensuring the proper use of public funds and grants
- Accounting and preparation of financial reports for grantors

COMMUNICATIONS
- Assist with website updates and upkeep
- Assist with posts on LBI social media and support communications team with media schedule
- Liaison with contracted companies, keeping track of schedules and deadlines
- Respond to phone and email inquiries from constituents

REQUIREMENTS
- Bachelor's or FH degree in administrative sciences, media, communications, event management or with equivalent skills and experience.
- Expertise in budget, cash and accounting, and management of public grants and third-party funds.
- Very good knowledge of German and English
- Very good organizational skills and intercultural competence
- Experience with project management or event management
- Proficient in Microsoft Office 365
- Previous non-profit experience preferred.
- Knowledge of Adobe Acrobat, InDesign, and Photoshop a plus.
- Experience with website maintenance and social media a plus.
- Knowledge in the field of German-Jewish history a plus.

Hours: Full time - 40h/week

Salary & Benefits: based on TVÖD 12, Salary and benefits commensurate with qualifications and experience.

APPLICATION:
Please send your application to the Leo Baeck Institute - New York / Berlin, reference number 02/2022, Glinkastraße 32, 10117 Berlin or by e-mail to jobs-berlin@lbi.cjh.org by the end of the application period.

The LBI - NY / Berlin strives to ensure professional equality between women and men. Recognized severely disabled persons will be given preferential consideration in case of equal suitability and qualification. Please indicate any existing severe disability in your application. Applications from people with a migration background who meet the hiring requirements are expressly welcome.

Unfortunately, costs incurred in the application process cannot be reimbursed. Application documents will only be returned if a stamped envelope is enclosed. Therefore, please do not send any original documents.

We will collect, process and use your personal data as part of the application process. This data will not be passed on to third parties and the provisions of the data protection regulations will be observed. Applications will be used solely for the purpose of the selection process and will be destroyed after the process has been completed in compliance with data protection regulations.

Kontakt

Leo Baeck Institute – New York / Berlin
Glinkastraße 32
10117 Berlin
mail: jobs-berlin@lbi.cjh.org

https://www.lbi.org/about/opportunities/Office-Manager-berlin/
Redaktion
Veröffentlicht am
14.01.2022
Klassifikation
Region(en)
Weitere Informationen
Land Veranstaltung
Sprache Veranstaltung